Módulos
PANEL DE INICIO
Proces® Documentos cuenta con un panel de inicio en el que cada usuario podrá conocer las tareas pendientes por realizar de acuerdo a los documentos en los que está involucrado o les han sido asignados para leer.
- Acceso seguro para consulta mediante usuario y contraseña individual.
- Acceso a través de la aplicación de escritorio y alta de una o varias sesiones.
- Notificación de pendientes de lectura o revisión para cada usuario.
- Sistema dinámico de comentarios en los documentos cargados
CONFIGURACIÓN GLOBAL
Permite configurar la estructura organizacional y documental, otorgar permisos por puestos o usuarios, y crear relaciones entre documentos.
- Configurar la estructura organizacional de tu empresa
- Clasificar, asignar folios y periodo de vigencia
- Establece rutas de elaboración, revisión y aprobación
- Establecer los permisos de consulta de los documentos
- Establece la periodicidad de revisión de los documentos
ADMINISTRACIÓN DE FOLIOS
Muestra el esttaus en que se encuentra cada documento. Permite subir los archivos de manera individual o masivamente.
- Consulta el estatus de cada documento
- Carga y eliminado múltiple
- Inicia el proceso de cambio de documentos
- Reinicia confirmación de lecturas
- Edita permisos de cada documento
BIBLIOTECA DE DOCUMENTOS
Módulo para la consulta de documentos de manera fácil, en cualquier momento y desde cualquier lugar.
- Visualiza tus documentos en un ambiente Windows
- Realiza filtros de búsqueda rápida y consulta de documentos
- Descargas masivas de acuerdo a permisos
- Visualiza documentos y comentarios realizados
- Consulta documentos relacionados en la lectura
BIBLIOTECA DE REGISTROS
Administra los documentos para el soporte de procesos y funciona como repositorio controlado para optimizar espacio.
- Crea carpetas para consulta y almacenamiento de registros
- Establece permisos y tiempos de retención
- Genera enlaces para subir o descargar registros
- Crea solicitudes de registros para monitoreo de expedientes
- Controla tiempos de vigencia (certificados, contratos, etc.)
SISTEMA DE NOTIFICACIONES
La aumatización de notificaciones permitirá mantener a todo el equipo informado sobre modificaciones en los documentos, nuevas versiones, tareas pendientes, actualizaciones, y vencimientos.
- Visualiza todos tus pendientes a través de un panel y/o por correo electrónico
- Visualiza y/o responde los comentarios realizados en documentos publicados
- Configura la frecuencia de las notificaciones de acuerdo a tus necesidades específicas
REPORTES
Podrás generar reportes que te permitan conocer el detalle de tus
documentos y registros
- Estatus documental
- Avances de lectura
- Liberación de documentos
- Comentarios
- Documentos por puesto o por usuario
- Vigencia
- Documentos obsoletos
- Carpeta de registros
- Solicitudes de registro
- Biblioteca de registros
- Historial de descarga de registros
- Acceso a su lista maestra de documentos y su estatus
- Seguimiento a la lectura de sus documentos (filtros)
- Visualización de rutas de aprobación de los documentos
- Revisión de los documentos vigentes y expirados
- Filtra y descarga registros de acuerdo a las necesidades
Agenda un Demo
Te ofrecemos una demostración del software donde conocerás a detalle su funcionamiento y los beneficios que ofrece para simplificar el control de tus documentos y registros.