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Administración de requisiciones

Las requisiciones son un mecanismo para registrar solicitudes de compra sin la necesidad de que la persona que la elabora tenga contacto con los presupuestos o necesite conocer el proceso de compras. Con las requisiciones se añade también una etapa extra de autorización antes de realizar la compra, ya que será el encargado de realizar las órdenes de compra quien decidirá cuales, en qué cantidad y cuándo surtir las requisiciones, de acuerdo a las prioridades de la empresa.

Al igual que las órdenes de compra, las requisiciones trabajan con base al Catálogo de gastos y sólo podrán ser surtidas mediante ordenes de compra con cargo al mismo proyecto o presupuesto de oficina.

Ingreso al módulo

Permisos requeridos:

  • Requisiciones - Ver

 

Para ingresar al módulo se deberá hacer clic en el ícono de Requisiciones localizado en el menú de navegación.

 

 

Creación de una requisición

Permisos requeridos:

  • Requisiciones - Crear

 

Para crear una requisición se deberán seguir los siguientes pasos:

 

1. Hacer clic en el botón Crear.

2. Ingresar los datos solicitados:

Cargar requisición a

*Este campo es obligatorio.

 A) Proyecto

Proyecto

Restricciones:

  • Sólo se pueden usar proyectos que se encuentren en ejecución.

 

B) Oficina:  

Presupuesto anual de oficina

Restricciones:

  • Sólo se pueden usar presupuestos anuales que se encuentren abiertos.

 

C) Inventario:  

Inventario General

Restricciones:

  • Sólo se puedan usar conceptos dados de alta en el catálogo.
Fecha de entrega

 *Este campo es obligatorio.

Conceptos

Para cada partida/concepto de la requisición se puede especificar:

  • Concepto de gasto (del Catálogo) *Obligatorio
  • Unidad *Obligatorio
  • Cantidad *Obligatorio
  • Nota.- Se puede usar este campo para especificar características del producto como: marcas, tamaños, colores, etc.

 

Para agregar un nuevo concepto se deberá hacer clic en el botón Añadir concepto situado al final de la fila.

Para remover un concepto se deberá hacer clic en el botón blanco con ícono de equis que aparecerá al posicionar el cursor sobre la fila de la partida/concepto.

 

Restricciones:

  • Es necesario agregar por lo menos un concepto/partida a la requisición.
  • Los conceptos no pueden tener una cantidad con valor cero.


 

3. Hacer clic en Guardar.

 

Nota: En caso de haber establecido en la configuración general del sistema que las requisiciones NO requieren de aprobación, todas las requisiciones estarán aprobadas al momento de ser elaboradas. En caso contrario, no podrán ser usadas en las órdenes de compra hasta ser aprobadas y se enviará un correo de notificación a los usuarios que tengan permiso Requisiciones - Aprobar.

Panel de detalles

Permisos requeridos:

  • Requisiciones - Ver

 

Para desplegar el panel se deberá hacer clic en el botón Ver detalles.

 

 

En el panel se podrá visualizar:

  • Información básica de la requisición.
  • Opción para Aprobar.
  • Opción para Rechazar. *Solamente si la requisición está Por aprobar o Sin cubrir.
  • Opción para Editar. *Solamente si la requisición se encuentra Por aprobar o Sin cubrir.
  • Opción para Eliminar.

 

Importante: Los usuarios sólo podrán visualizar las opciones si cuentan con el permiso para realizar la acción.

 

 

Tip: Para cerrar el panel se puede presionar la tecla Esc del  teclado o hacer clic en el botón Cerrar localizado en la parte superior derecha del panel.

Ingresar al tablero

Permisos requeridos:

  • Requisiciones - Ver

 

Para ingresar al tablero se deberá hacer clic en el botón Ver detalle de conceptos.

 

 

En el tablero general se podrá visualizar información detallada de la requisición, tal como:

  • Desglose de las partidas de la requisición.
  • Opción para Aprobar.
  • Opción para Rechazar. *Sólo cuando la requisición está Por aprobar o Sin cubrir.
  • Opción para Cerrar. *Sólo cuando la requisición se encuentra Parcialmente cubierta.
  • Opción para Reactivar. *Sólo cuando la requisición ha sido Rechazada o Cerrada.
  • Opción para Convertir en Orden de Compra. Aplica para convertir la requisición y continuar el proceso de compra.
  • Opción para Convertir en traspaso. Aplica cuando se requiere cubrir los conceptos requeridos con los insumos del inventario general. 
  • Cuadro comparativo de cotizaciones de proveedor.

 

 

 

Aprobar una requisición

Permisos requeridos:

  • Requisiciones - Aprobar

 

Para aprobar una requisición se deberán seguir los siguientes pasos:

 

1. Desplegar el panel de detalles o ingresar al tablero general.

2. Hacer clic en el botón Aprobar. Se desplegará un cuadro emergente para confirmar la operación.

3. Hacer clic en Aceptar para confirmar o Cancelar para detener la operación.

 

Importante: Esta acción no se puede deshacer.

Rechazar una requisición

Permisos requeridos:

  • Requisiciones - Aprobar

 

Para rechazar una requisición se deberán seguir los siguientes pasos:

 

1. Desplegar el panel de detalles o ingresar al tablero general.

2. Hacer clic en el botón Cancelar. Se desplegará un cuadro emergente para confirmar la operación.

3. Hacer clic en Aceptar para confirmar o Cancelar para detener la operación.

 

Nota: Solamente se pueden rechazar requisiciones Por aprobar o Sin cubrir.

Cerrar una requisición

Permisos requeridos:

  • Requisiciones - Aprobar

 

Existen ocasiones en las que el encargado de elaborar las órdenes de compra puede olvidar enlazar la requisición a su respectiva orden de compra al momento de elaborarla. En esos casos, para evitar confusiones y que la requisición no se mantenga con estatus Sin cubrir, es necesario cerrarla de forma manual. Para cerrar una requisición se deberán seguir los siguientes pasos:

 

1. Ingresar al tablero general.

2. Hacer clic en el botón Cerrar. Se desplegará un cuadro emergente para confirmar la operación.

3. Hacer clic en Aceptar para confirmar o Cancelar para detener la operación.

 

Nota: Solamente se pueden cerrar requisiciones Parcialmente cubiertas.

Filtrar una requisición

El sistema le permite filtrar las requisiciones de compra realizadas mediante un rango de fechas de entrega o de fechas de elaboración.

Para acceder y aplicar este filtro deberá seleccionar el icono respectivo en el panel de requisiciones y especificar el rango de fechas que desea consultar.

Edición de una requisición

Permisos requeridos:

  • Requisiciones - Editar

 

Para editar una requisición se deberán seguir los siguientes pasos:

 

1. Desplegar el panel de detalles o ingresar al tablero general.

2. Hacer clic en el botón Editar.

3. Modificar los datos deseados:

Fecha de entrega

 *Este campo es obligatorio.

Conceptos

Para cada partida/concepto de la requisición se puede especificar:

  • Concepto de gasto (del Catálogo) *Obligatorio
  • Unidad *Obligatorio
  • Cantidad *Obligatorio
  • Nota.- Se puede usar este campo para especificar características del producto como: marcas, tamaños, colores, etc.

 

Para agregar un nuevo concepto se deberá hacer clic en el botón Añadir concepto situado al final de la fila.

Para remover un concepto se deberá hacer clic en el botón blanco con ícono de equis que aparecerá al posicionar el cursor sobre la fila de la partida/concepto.

 

Restricciones:

  • Es necesario agregar por lo menos un concepto/partida a la requisición.
  • Los conceptos no pueden tener cantidad con valor cero.


 

4. Hacer clic en Guardar para aplicar los cambios o en Cancelar para descartarlos.

 

Nota: Sólo se pueden editar requisiciones Por aprobar o Sin cubrir.

Eliminado de una requisición

Permisos requeridos:

  • Requisiciones - Eliminar

 

Para eliminar una requisición se deberán seguir los siguientes pasos:

 

1. Desplegar el panel de detalles o ingresar al tablero general.

2. Hacer clic en el botón Eliminar. Se desplegará un cuadro emergente para confirmar la operación.

3. Hacer clic en Aceptar para confirmar o Cancelar para detener la operación.

 

Importante: Esta acción no se puede deshacer.