Antes de iniciar con el uso del sistema, es necesario definir algunos parámetros que servirán para la operación del mismo. Las configuraciones iniciales son:

• Configuración general
• Roles operativos
• Usuarios

Importante: Para poder configurar el sistema es necesario ingresar con el usuario administrador, el cual fue proporcionado al momento de realizar la compra de la licencia.

La configuración general consiste en una serie de parámetros que pueden personalizarse dependiendo de la forma de trabajo en la compañía. 

Prefijo de folio de orden de compra.- Los folios están compuestos por prefijo + consecutivo. Si se desea que las órdenes de compra sean identificadas por algún prefijo específico, por ejemplo: "RXM"-1, es necesario definirlo en este apartado. En caso de no definir un prefijo, se usará el año vigente por defecto, el cuál quedará de la siguiente forma: 2020-1.

Monto máximo de órden de compra.- Este criterio nos ayuda a restringir el uso de las órdenes de compra cuando superen un monto máximo especificado. En caso de superar dicho monto, las órdenes requerirán ser aprobadas por un usuario con el permiso Aprobación del módulo de órdenes de compra. Esta opción puede ser de utilidad para monitorear las órdenes de compra con cantidades elevadas.

Porcentaje de IVA.- De forma predeterminada el sistema utiliza el 16% como IVA. Si se desea asignar un porcentaje diferente, es necesario especificarlo en este apartado para que se vea reflejado en las cotizaciones, ingresos y órdenes de compra.

Folio de catálogo.- El sistema asigna de forma predeterminada un folio genérico con numeración consecutiva a los conceptos de gasto. Sin embargo, si se selecciona la opción "personalizado" será necesario especificar un folio único por cada concepto al momento de dar de alta el catálogo.

 Para más detalles acerca del catálogo, consultar el manual Módulo de catálogo.

Solicitar aprobación de requisiciones.- De forma predeterminada se asigna un estatus aprobado en todas las requisiciones de compra, esto debido a que por sí mismas no representan ningún gasto. Sin embargo, si se desea poner un criterio adicional en la creación de requisiciones, se puede configurar este parámetro seleccionando la opción "Si" para que todas las requisiciones elaboradas requieran de aprobación antes de poder ser visualizadas por el elaborador de órdenes de compra.

Para más detalles consultar el manual Módulo de Requisiciones y Módulo de Órdenes de compra.

Restringir requisiciones con existencia de presupuesto.- Este criterio nos ayuda a restringir los conceptos utilizados en las requisiciones, acotando las opciones a utilizar únicamente a los conceptos incluidos dentro del presupuesto del proyecto en cuestión o del presupuesto de oficina. Esta opción puede reducir el número de requisiciones generadas por conceptos que no fueron autorizados en el presupuesto.

Método de Inventario.- Este criterio determina el cálculo actual del valor del inventario. Usted puede elegir el método que más se adapte a la administración de su inventario. Las opciones a elegir son el método "PEPS" (primeras entradas, primeras salidas) y "UEPS" (últimas entradas, primeras salidas).

Adicionalmente, en este módulo podremos visualizar el almacenamiento usado en el sistema.