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Administración de presupuestos

Los presupuestos funcionan como candados que ayudan a cuidar la rentabilidad de los proyectos y son indispensables para poder registrar cualquier compra en el sistema.

 

La configuración se realiza por cada uno de los proyectos y con base en la estructura del catálogo.

  Proyecto 1 Proyecto 2 Proyecto 3
1.- Materiales de construcción     $95,000
1.1.- Block $50,000 $45,000 -
1.2.- Grava $24,000 - -
1.3.- Cemento $20,000 $60,000

 

Como se muestra en el ejemplo, todos los proyectos comparten la misma estructura y únicamente cambia el monto según el presupuesto disponible en cada uno.

 

Nota: No es necesario definir un presupuesto para todos los conceptos del catálogo, sino únicamente para los que serán usados en las órdenes de compra.

Nota 2: En caso de asignar un presupuesto directamente a una clasificación, los conceptos que sean dependientes usarán de forma compartida su presupuesto sin necesidad de especificar un monto en cada uno.

 

Ingreso al módulo

Permisos requeridos:

  • Presupuestos - Ver

 

Para ingresar al módulo se deberá hacer clic en el ícono de Presupuestos localizado en el menú de navegación.

 

 

En el módulo de presupuestos se listan de forma automática todos los proyectos dados de alta y en cada uno se incluye un resumen del presupuesto asignado. Los presupuestos anuales de oficina y proyectos en ejecución se mostrarán al principio.

 

Ingresar al tablero

Permisos requeridos:

  • Presupuestos - Ver

 

Para ingresar al tablero se deberá hacer clic en el botón Ver presupuesto general.

 

 

En el tablero general se puede visualizar un resumen de todos los detalles del presupuesto, entre lo que se incluye:

  • Porcentaje usado del presupuesto.
  • Indicadores administrativos.
  • Desglose de presupuestos asignado a cada concepto y clasificación.
  • Opción para Exportar desglose de  presupuesto en formato de Excel.
  • Opción para Cerrar presupuesto. *Sólo en el caso de presupuestos de oficina.
  • Opción para Reabrir presupuesto. *Sólo en el caso de presupuestos de oficina.

 

Indicadores administrativos

  • Por aprobar.- Es la suma total de todas las solicitudes de presupuesto pendientes por aprobar.
  • Total aprobado.- Es la suma total de todas las solicitudes de presupuesto aprobadas.
  • Total utilizado.- Es la suma total de:
    • Monto pagado de órdenes de compra cerradas .
    • Monto total de órdenes de compra pendientes por aprobar y aprobadas.
  • Saldo total.- Es el monto aprobado del presupuesto pendiente por utilizar.

 

 

Solicitar presupuesto

Permisos requeridos:

  • Presupuestos - Crear

 

Para crear una nueva solicitud de presupuesto se deberán seguir los siguientes pasos:

 

1. Hacer clic en el botón Solicitar.

2. Ingresar los datos solicitados:

Monto

*Este campo es obligatorio.

Restricciones:

  • No puede ser cero.
Asignar a

 Existen algunas restricciones de acuerdo a la opción seleccionada. En caso de seleccionar:

  • Clasificación.- En las siguientes solicitudes ya no se podrá asignar un presupuesto individual a los conceptos que formen parte de esa clasificación, solamente se podrá aumentar a la misma clasificación.
  • Concepto.- En las siguientes solicitudes ya no se podrá asignar un presupuesto general a la clasificación a la que pertenezca el concepto, solamente se podrá aumentar el presupuesto individual del concepto en cuestión y de los conceptos que pertenezcan a la misma clasificación.

 

*Este campo es obligatorio.

Concepto/Clasificación

Será necesario seleccionar un concepto o clasificación dependiendo del valor elegido en Asignar a.

*Este campo es obligatorio.

Tipo

Se define si el monto de la solicitud será sumado o restado al total del presupuesto de la clasificación/concepto. Esta opción sirve para modificar el presupuesto manteniendo un historial de los movimientos. 

Restricciones:

  • En caso de ser de tipo Decremento el monto de la solicitud no puede disminuir el monto del presupuesto a una cantidad menor a la del presupuesto ya usado.

 

 

3. Hacer clic en Guardar.

 

Nota: Si el usuario que registra la solicitud tiene el permiso Presupuestos - Aprobar entonces la solicitud se marcará como Aprobada de forma automática. En caso contrario se enviará un correo de notificación a todos los usuarios que tengan permiso para aprobar la solicitud.

 

Historial de solicitudes

Permisos requeridos:

  • Presupuestos - Ver

 

Para visualizar el historial de solicitudes aprobadas o rechazadas que se han registrado para cada concepto/clasificación se deberá hacer clic en el botón Ver detalles.

 

En la ventana se podrá visualizar:

  • Listado de solicitudes registradas para el concepto/clasificación.
  • Opción para Editar.
  • Opción para Eliminar.
  • Opción para Aprobar.
  • Opción para Rechazar.

 

 

 

Nota: De forma predeterminada se muestran únicamente las solicitudes pendientes de aprobación. Para visualizar todos los registros se deberá hacer clic en el botón Ver todos.

Importante: Los usuarios sólo podrán visualizar las opciones si cuentan con el permiso para realizar la acción.

Tip: Para cerrar la ventana se puede presionar la tecla Esc del  teclado o hacer clic en el botón Cerrar.

Aprobar una solicitud

Permisos requeridos:

  • Presupuestos - Aprobar

 Para aprobar una solicitud se deberán seguir los siguientes pasos:

 1. Desplegar el historial de solicitudes correspondiente al concepto/clasificación.

2. Hacer clic en el botón Aprobar correspondiente a la solicitud. Se desplegará un cuadro emergente para confirmar el monto para aprobar (puede cambiarse a un monto mayor o menor que el solicitado).

 

Importante: En caso de ser una solicitud de tipo decremento e ingresar un monto diferente al solicitado se debe tener en cuenta que, si al disminuir el presupuesto el monto Aprobado del concepto/clasificación resulta ser menor que el monto Utilizado, entonces la aprobación no podrá ser completada.

 3. Hacer clic en Aceptar para confirmar o Cancelar para detener la operación.

 

Otra forma de aprobar las solicitudes es seleccionando las casillas de "check" ubicadas al inicio del renglón, y dar clic en el botón Aprobación múltiple. Esta opción es recomendable cuando desea aprobar varias solicitudes a la vez.

 

Importante: Esta acción no se puede deshacer excepto eliminando la solicitud.

 

Nota: Al aprobar la solicitud se enviará un correo de notificación al usuario que solicitó el aumento/decremento de presupuesto. 

Rechazar una solicitud

Permisos requeridos:

  • Presupuestos - Aprobar

 

Para rechazar una solicitud se deberán seguir los siguientes pasos:

 

1. Desplegar el historial de solicitudes correspondiente al concepto/clasificación.

2. Hacer clic en el botón Rechazar correspondiente a la solicitud. Se desplegará un cuadro emergente para confirmar la operación.

 

3. Hacer clic en el botón Aceptar para confirmar o Cancelar para detener la operación.

 

Importante: Esta acción no se puede deshacer excepto eliminando la solicitud.

 

Nota: Al rechazar la solicitud se enviará un correo de notificación al usuario que solicitó el aumento/decremento de presupuesto. 

Edición de una solicitud

Permisos requeridos:

  • Presupuestos - Editar

 

Para editar una solicitud se deberán seguir los siguientes pasos:

 

1. Desplegar el historial de solicitudes correspondiente al concepto/clasificación.

2. Hacer clic en el botón Editar correspondiente a la solicitud.

3. Modificar los datos deseados:

Monto

*Este campo es obligatorio.

Restricciones:

  • No puede ser cero.
  • No se puede usar un monto que incremente o decremente el presupuesto Aprobado del concepto/clasificación a un monto menor que el Utilizado.

 

4. Hacer clic en Guardar para aplicar los cambios o en Cancelar para descartarlos.

Eliminado de una solicitud

Permisos requeridos:

  • Presupuestos - Eliminar

 

Para eliminar una solicitud se deberán seguir los siguientes pasos:

 

1. Desplegar el historial de solicitudes correspondiente al concepto/clasificación.

2. Hacer clic en el botón Eliminar correspondiente a la solicitud. Se desplegará un cuadro emergente para confirmar la operación.

3. Hacer clic en Aceptar para confirmar o Cancelar para detener la operación.

 

Otra forma de eliminar las solicitudes es seleccionando las casillas de "check" ubicadas al inicio del renglón, y dar clic en el botón Eliminado múltiple. Esta opción es recomendable cuando desea eliminar varias solicitudes a la vez.

Importante: Esta acción no se puede deshacer.

 

 

Si al eliminar la solicitud el monto Aprobado del concepto/clasificación resulta ser menor que el monto Utilizado, entonces la solicitud no podrá ser eliminada.