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Administración de órdenes de compra

Las órdenes de compra son el medio por el cual se controlan los egresos. Permiten llevar un control del presupuesto, independientemente de que se realizen los pagos al momento o no, lo cual resulta útil al registrar compras a crédito.

Para poder registrar órdenes de compra con cargo a un proyecto o a la oficina, es necesario asignar un presupuesto a los conceptos de gasto que se vayan a emplear.

Ingreso al módulo

Permisos requeridos:

  • Órdenes de compra - Ver

 

Para ingresar al módulo se deberá hacer clic en el ícono de Órdenes de compra localizado en el menú de navegación.

 

 

Creación de una orden de compra

Permisos requeridos:

  • Órdenes de compra - Crear

 

Para crear una orden de compra se deberán seguir los siguientes pasos:

 

1. Hacer clic en el botón Crear.

2. Ingresar los datos solicitados:

Cargar orden a

*Este campo es obligatorio.

 A) Proyecto

Proyecto

Restricciones:

  • Sólo se pueden usar proyectos que se encuentren en ejecución.

 

B) Oficina:  

Presupuesto anual de oficina

Restricciones:

  • Sólo se pueden usar presupuestos anuales que se encuentren abiertos.

 

C) Inventario:  

Inventario General

  • Aplica para compras consolidadas que ingresarán al almacén general.
 Proveedor

*Este campo es obligatorio.

Gasto por comprobar

Opcionalmente se puede usar la orden de compra para validar un gasto por comprobar abierto.

 

Nota: En caso de elegir esta opción no será necesario generar pagos para la órden de compra, ya que los gastos por comprobar representan dinero que ya ha sido gastado.

Fecha de entrega

 *Este campo es obligatorio.

Dirección de entrega

 Se puede elegir opcionalmente una de las direcciones registradas en el proyecto.

Entregar a

Se puede especificar de forma opcional el nombre de la persona que recibirá la compra.

*Este campo es obligatorio.

Restricciones:

  • No puede tener más de 150 caracteres.

¿Se requiere factura?

Se deberá definir si se requerirá factura (esto para agregar automáticamente el IVA al monto final).

¿Generar programación de pago?

Opción para generar la cuenta por pagar desde la elaboración de la orden de compra. Se deberá definir el concepto de pago y la fecha de vencimiento del pago.

¿Requiere recepción de producto?

Opción para indicar si los conceptos requieren ser recepcionados o ingresados al inventario de proyecto o general.

Conceptos

Para cada partida/concepto de la orden de compra se puede especificar:

  • Agregar conceptos de requisición.- Esta opción sirve para cubrir total o parcialmente las partidas de una requisición.
  • Concepto de gasto (del Catálogo) *Obligatorio
  • Unidad *Obligatorio
  • Cantidad *Obligatorio
  • Precio unitario *Obligatorio
  • Nota.- Se puede usar este campo para especificar características del producto como: marcas, tamaños, colores, etc.

 

Para agregar un nuevo concepto se deberá hacer clic en el botón Añadir concepto situado al final de la fila.

Para remover un concepto se deberá hacer clic en el botón blanco con ícono de equis que aparecerá al posicionar el cursor sobre la fila de la partida/concepto.

 

Nota sobre el uso de requisiciones:

  • Para poder relacionar conceptos de requisición a una partida/concepto de orden de compra, las requisiciones deben estar enlazadas al mismo proyecto y tener al menos una partida con el mismo concepto de gasto.
  • Al agregar conceptos de requisición a la partida de la orden de compra, la cantidad seleccionada será añadida al valor actual que tenga el campo de Cantidad.

 

Restricciones:

  • Es necesario agregar por lo menos un concepto/partida a la orden de compra.
  • Los conceptos no pueden tener cantidad o precio unitario con valor cero.
  • Los conceptos de gasto usados deben tener presupuesto disponible.

Comentarios generales

 Se puede usar este campo para dejar notas o instrucciones adicionales.
Descuento

El sistema le permite registrar descuentos ofrecidos por los proveedores en las órdenes de compra respectivas.

Dichos importes de descuento se restarán del subtotal y posteriormente se realizará el cálculo del impuesto respectivo.

 

 

3. Hacer clic en Guardar.

 

Nota: En caso de NO establecer un monto máximo de orden de compra en la configuración general del sistema, todas las órdenes de compra estarán aprobadas al momento de ser elaboradas. En caso contrario, se enviará un correo de notificación a los usuarios que tengan permiso Órdenes de compra - Aprobar.

Panel de detalles

Permisos requeridos:

  • Órdenes de compra - Ver

 

Para desplegar el panel se deberá hacer clic en el botón Ver detalles.

 

 

En el panel se podrá visualizar:

  • Información básica de la orden de compra.
  • Opción para Aprobar.
  • Opción para Cancelar. *Solamente si la órden de compra no tiene ningún pago registrado.
  • Opción para Cerrar.
  • Opción para Pagar con nota de crédito. *Solamente si existe una nota de crédito pendiente del mismo proveedor.
  • Opción para Descargar nota de crédito. *Solamente si ya se ha subido una nota de crédito.
  • Opción para Reemplazar nota de crédito. *Solamente si ya se ha subido una nota de crédito.
  • Opción para Editar. *Solamente si la orden de compra se encuentra Por aprobar o Aprobada.
  • Opción para Eliminar. *Solamente si la orden de compra no tiene ningún pago relacionado.

 

Importante: Los usuarios sólo podrán visualizar las opciones si cuentan con el permiso para realizar la acción.

 

 

Tip: Para cerrar el panel se puede presionar la tecla Esc del  teclado o hacer clic en el botón Cerrar localizado en la parte superior derecha del panel.

Ingresar al tablero

Permisos requeridos:

  • Órdenes de compra - Ver

 

Para ingresar al tablero se deberá hacer clic en el botón Ir al tablero general.

 

 

En el tablero general se podrá visualizar información detallada de la orden de compra, tal como:

  • Desglose de las partidas de la orden de compra.
  • Información del proveedor.

 

Recepción de producto

Permisos requeridos:

  • Órdenes de compra - Recepción de producto

 

Al ingresar al tablero general de la orden de compra podrá elegir la opción de registrar recepción de producto.

 

En este panel deberá indicar la cantidad la cantidad a recibir. NOTA: Utilizar el botón validar todo el sistema capturará el total de las cantidades indicadas en la orden de compra. 

 

 

Al finalizar dar clic en el botón guardar. 

Comentarios adicionales
En el tablero general de las órdenes de compra podrá observar el historial de las recepciones de producto realizadas. 

 

Puedes consultar el tutorial en el enlace siguiente:

https://www.youtube.com/watch?v=RPj2VUeHND4

 

Importante: Cuando por algún motivo se requiera cerrar la orden de compra, y el material no ha sido surtido en su totalidad, se debe Cerrar la recepción de producto. De esta manera el sistema devolverá al presupuesto las partidas y las unidades que no fueron surtidas, de no hacerlo el presupuesto se usará por el total de conceptos y cantidades registrados en la orden de compra. 

Aprobar una orden de compra

Permisos requeridos:

  • Órdenes de compra - Aprobar

 

Para aprobar una orden de compra se deberán seguir los siguientes pasos:

 

1. Desplegar el panel de detalles o ingresar al tablero general.

2. Hacer clic en el botón Aprobar. Se desplegará un cuadro emergente para confirmar la operación.

3. Hacer clic en Aceptar para confirmar o Cancelar para detener la operación.

 

Importante: Esta acción no se puede deshacer. Una vez aprobada una orden de compra sólo es posible cancelarla o eliminarla.

Cancelar una orden de compra

Permisos requeridos:

  • Órdenes de compra - Cancelar

 

Para cancelar una orden de compra se deberán seguir los siguientes pasos:

 

1. Desplegar el panel de detalles.

2. Hacer clic en el botón Cancelar. Se desplegará un cuadro emergente para confirmar la operación.

3. Hacer clic en Aceptar para confirmar o Cancelar para detener la operación.

 

Nota: Solamente se pueden cancelar órdenes de compra Por aprobar o Aprobadas sin ningún pago relacionado.

Importante: Esta acción no se puede deshacer. Una vez cancelada una orden de compra sólo será posible eliminarla.

Cerrar una orden de compra

Permisos requeridos:

  • Órdenes de compra - Cancelar

 

Para cerrar una orden de compra se deberán seguir los siguientes pasos:

 

1. Desplegar el panel de detalles.

2. Hacer clic en el botón Cerrar. Se desplegará un formulario.

3. Ingresar los datos solicitados:

¿Desea generar una nota de crédito con el monto pagado?

Opcionalmente se puede adjuntar el archivo de la nota de crédito.

Restricciones:

  • Se debe adjuntar un archivo de tipo PDF.
  • Se debe ingresar un folio de la nota de crédito.
  • El folio no puede tener más de 25 caracteres

 

En caso de no requerir generar una Nota de crédito solo es necesario hacer clic en el botón guardar. 

 

4. Hacer clic en el botón Aceptar para confirmar o Cancelar para detener la operación.

 

Nota: Solamente se pueden cerrar órdenes de compra Aprobadas que ya tengan algún pago validado.

Nota 2: Al cerrar una orden de compra con pagos programados SIN validar, éstos serán cancelados de forma automática.

Importante: Esta acción no se puede deshacer. Una vez cancelada una orden de compra sólo será posible eliminarla.

Edición de una orden de compra

Permisos requeridos:

  • Órdenes de compra - Editar

 

Para editar una orden de compra se deberán seguir los siguientes pasos:

 

1. Desplegar el panel de detalles o ingresar al tablero general.

2. Hacer clic en el botón Editar.

3. Modificar los datos deseados:

Cargar orden a

*Este campo es obligatorio.

 A) Proyecto

Proyecto

Restricciones:

  • Sólo se pueden usar proyectos que se encuentren en ejecución.

 

B) Oficina:  

Presupuesto anual de oficina

Restricciones:

  • Sólo se pueden usar presupuestos anuales que se encuentren abiertos.

 

C) Inventario:  

Inventario General

Aplica para compras consolidadas que ingresarán al inventario general.

Importante: Tenga en cuenta que si cambia de proyecto/presupuesto de oficina se perderán todas las relaciones que se hayan creado para cubrir requisiciones.

 Proveedor

*Este campo es obligatorio.

Gasto por comprobar

Opcionalmente se puede usar la orden de compra para validar un gasto por comprobar abierto.

 

Nota: En caso de elegir esta opción no será necesario generar pagos para la órden de compra, ya que los gastos por comprobar representan dinero que ya ha sido gastado.

Importante: No se debe usar esta opción si ya se ha registrado algún pago relacionado a la orden de compra.

Fecha de entrega

 *Este campo es obligatorio.

Dirección de entrega

 Se puede elegir opcionalmente una de las direcciones registradas en el proyecto.

Entregar a

Se puede especificar de forma opcional el nombre de la persona que recibirá la compra.

*Este campo es obligatorio.

Restricciones:

  • No puede tener más de 150 caracteres.

¿Se requiere factura?

Se deberá definir si se requerirá factura (esto para agregar automáticamente el IVA al monto final).

Conceptos

Para cada partida/concepto de la orden de compra se puede especificar:

  • Agregar conceptos de requisición.- Esta opción sirve para cubrir total o parcialmente las partidas de una requisición.
  • Concepto de gasto (del Catálogo) *Obligatorio
  • Unidad *Obligatorio
  • Cantidad *Obligatorio
  • Precio unitario *Obligatorio
  • Nota.- Se puede usar este campo para especificar características del producto como: marcas, tamaños, colores, etc.

 

Para agregar un nuevo concepto se deberá hacer clic en el botón Añadir concepto situado al final de la fila.

Para remover un concepto se deberá hacer clic en el botón blanco con ícono de equis que aparecerá al posicionar el cursor sobre la fila de la partida/concepto.

 

Nota sobre el uso de requisiciones:

  • Para poder relacionar conceptos de requisición a una partida/concepto de orden de compra, las requisiciones deberán estar enlazadas al mismo proyecto y tener al menos una partida con el mismo concepto de gasto.
  • Al agregar conceptos de requisición a la partida de la orden de compra, la cantidad seleccionada será añadida al valor actual que tenga el campo de Cantidad.

 

Restricciones:

  • Es necesario agregar por lo menos un concepto/partida a la orden de compra.
  • Los conceptos no pueden tener cantidad o precio unitario con valor cero.
  • Los conceptos de gasto usados deben tener presupuesto disponible.
  • El importe total de cada concepto/partida no puede ser menor que el monto pagado en cada uno. *En caso de haber registrado pagos para la orden de compra.
  • No se pueden remover un concepto/partida si ya se ha registrado un pago relacionado.

Comentarios generales

 Se puede usar este campo para dejar notas o instrucciones adicionales.

 

 

4. Hacer clic en Guardar para aplicar los cambios o en Cancelar para descartarlos.

 

 

Nota: Si el nuevo importe total de la orden de compra es mayor que el monto previo a la edición y, adicionalmente, es menor que el monto máximo de orden de compra especificado en la configuración general del sistema, se establecerá con el estatus de Pendiente de aprobación.

Eliminado de una orden de compra

Permisos requeridos:

  • Órdenes de compra - Eliminar

 

Para eliminar una orden de compra se deberán seguir los siguientes pasos:

 

1. Desplegar el panel de detalles o ingresar al tablero general.

2. Hacer clic en el botón Eliminar. Se desplegará un cuadro emergente para confirmar la operación.

3. Hacer clic en el botón Aceptar para confirmar o Cancelar para detener la operación.

 

Importante: Esta acción no se puede deshacer. 

 

Sólo se podrán eliminar órdenes de compra que no estén en uso. Una orden de compra está en uso cuando:

  • Ya ha sido usada en un pago, sea activo o cancelado.