Los gastos por comprobar sirven para no perder el registro de la entrega de dinero a una persona. Esta herramienta es útil cuando no se sabe en qué se van a gastar los recursos entregados o cuál será el monto exacto de la compra a realizar, por lo que no se puede registrar una orden de compra.

Dos ejemplos de cómo se pueden usar los gastos por comprobar son:

• Viáticos.- Cuando a una persona se le entrega efectivo para usar en sus gastos de un viaje. En estos casos es difícil saber cuánto va a costar la comida, hospedaje, transporte y por lo tanto los gastos reales se registran al momento de regresar de viaje y se devuelve el efectivo que no se ha usado. 
• Caja chica.- Cuando se le deja un monto de efectivo como caja chica a un administrador o encargado de pagos. En estos casos se suelen hacer validaciones hasta el fin de cada mes, en donde se compara el efectivo gastado contra las notas de compra, con el fin de reponer el monto inicial o simplemente mantener el registro de egresos.

En el sistema, los gastos por comprobar se validan mediante órdenes de compra, ya que éstas son el único medio para validar si un gasto entra dentro del presupuesto asignado a su respectivo rubro.

Permisos requeridos:

• Gastos por comprobar - Ver

Para ingresar al módulo se deberá hacer clic en el ícono de Gastos por comprobar localizado en el menú de navegación.

Permisos requeridos:

• Gastos por comprobar - Crear

Para crear un gasto por comprobar se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Hacer clic en el botón Crear.

2. Ingresar los datos solicitados:

3. Hacer clic en Guardar.

Permisos requeridos:

• Gastos por comprobar - Ver

Para desplegar el panel se deberá hacer clic en el botón Ver detalles.

En el panel se podrá visualizar:

• Información básica del gasto por comprobar.
• Opción para Cerrar. *Solamente si todas las órdenes de compra relacionadas están aprobadas.
• Opción para Abrir.
• Opción para Editar. *Solamente si el gasto por comprobar está abierto.
• Opción para Eliminar.

Importante: Los usuarios sólo podrán visualizar las opciones si cuentan con el permiso para realizar la acción.

Tip: Para cerrar el panel se puede presionar la tecla Esc del  teclado o hacer clic en el botón Cerrar localizado en la parte superior derecha del panel.

Permisos requeridos:

• Gastos por comprobar - Ver

Para ingresar al tablero se deberá hacer clic en el botón Ir al tablero general.

En el tablero general se podrá visualizar la información detallada del gasto por comprobar, tal como:

• Detalles generales del gasto por comprobar.
• Porcentaje comprobado.- Se calcula con la suma de todas las órdenes de compra relacionadas vs el monto del gasto por comprobar.
• Listado de órdenes de compra usadas para validar el gasto.
• Opción para Editar. *Solamente si el gasto por comprobar está abierto.
• Opción para Eliminar.

Permisos requeridos:

• Gastos por comprobar - Cerrar

Para cerrar un gasto por comprobar se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Desplegar el panel de detalles.

2. Hacer clic en el botón Cerrar. Se desplegará un cuadro emergente para confirmar la operación.

3. Hacer clic en Aceptar para confirmar o Cancelar para detener la operación.

Nota: Solamente se pueden cerrar los gastos por comprobar si todas las órdenes de compra usadas para validarlo están aprobadas.

Permisos requeridos:

• Gastos por comprobar - Cerrar

Para abrir nuevamente un gasto por comprobar se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Desplegar el panel de detalles.

2. Hacer clic en el botón Abrir. Se desplegará un cuadro emergente para confirmar la operación.

3. Hacer clic en el botón Aceptar para confirmar o Cancelar para detener la operación.

Permisos requeridos:

• Gastos por comprobar - Editar

Para editar un gasto por comprobar se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Desplegar el panel de detalles o ingresar al tablero general.

2. Hacer clic en el botón Editar.

3. Modificar los datos deseados:

4. Hacer clic en Guardar para aplicar los cambios o en Cancelar para descartarlos.

Nota: Si el gasto por comprobar está como Cerrado no podrá editarse.

Permisos requeridos:

• Gastos por comprobar - Eliminar

Para eliminar un gasto por comprobar se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Desplegar el panel de detalles o ingresar al tablero.

2. Hacer clic en el botón Eliminar. Se desplegará un cuadro emergente para confirmar la operación.

3. Hacer clic en Aceptar para confirmar o Cancelar para detener la operación.

Importante: Esta acción no se puede deshacer. 

 

Sólo se podrán eliminar los gastos por comprobar que no estén en uso. Un gasto por comprobar está en uso cuando:

• Ha sido usado en una orden de compra. Si desea eliminar la relación, se deberá eliminar la orden de compra o bien, editarla y remover el gasto por comprobar de los detalles de la orden.