¿Sabes cuánto ganaste por cada proyecto? Es una pregunta común en nuestros ejercicios de consultoría dirigida a los Administradores y/o Directores de las empresas constructoras. En su gran mayoría, no recibimos una respuesta certera a esta pregunta, ya que no se tiene con exactitud (pesos y centavos) cuánto es la ganancia de un proyecto.

A diferencia de otras, para las empresas con operación basada en proyectos no les basta con hacer un corte de caja mensual, Ingresos-Egresos = Utilidad/Pérdida, en este tipo de operación es de suma importancia conocer el estatus de cada obra, las cuentas por pagar, los próximos cobros a realizar, el avance del presupuesto, entre otros.

¿Cuánto se gastó en cemento en la Obra “A”? ¿Cuánto se ha gastado en Block en la Obra “C”? ¿Tenemos presupuesto disponible para varilla? Son respuestas que se tienen que tener al instante, para poder tomar las decisiones respectivas en el momento adecuado. Uno de los grandes problemas de la gestión de obra, es que las desviaciones o incremento de costos son detectados al finalizar el proyecto, cuando las acciones a implementar tienen un enfoque correctivo, y no preventivo.

Aprender a trabajar con enfoque a presupuestos es fundamental para conocer los estatus de nuestras obras, no basta con iniciar con un presupuesto que se cambia una y otra vez conforme avanza el proyecto, sin candados que permitan obtener un control sobre este, ya sea en dinero, en unidades, o en ambos, que vigilen el cumplimiento del margen de utilidad que se espera obtener y que se planteó al principio de la obra.

La identificación de un gasto no autorizado en una partida en el momento preciso puede ser la diferencia entre ganar lo esperado o no, por ello es necesario en las empresas el establecimiento de mecanismos de autorización de incrementos o decrementos en los presupuestos, tanto de gastos operativos o relacionados a las obras, como de gastos administrativos o de oficina.

Cada gasto que se genera en su empresa debe ser canalizado a una obra, a un gasto de inventario, a un gasto de oficina, partiendo de un catálogo autorizado por la Dirección, donde no se pueda incurrir en un gasto de una partida que no está autorizada para esa obra, para la oficina, o simplemente no existe en su catálogo. Acompañe estos mecanismos de control con políticas de implementación flexibles que no limiten la operación o burocraticen el proceso. Por ejemplo, usted puede establecer la política de que las órdenes de compra de la Obra “A” sean autorizadas por el Supervisor respectivo, esto representa un control del presupuesto de ese proyecto, sin embargo, también incrementa la carga administrativa del supervisor. Para evitar esto, puede establecer que sólo las órdenes de compra a partir de una cierta cantidad (ejemplo $3,000) requieran su aprobación.

Digitalizar y automatizar este tipo de controles puede ser muy beneficioso para su empresa, con controles automáticos y alertas que le ayudarán a cuidar la rentabilidad de sus obras y a tener la trazabilidad de cada gasto generado. Es verdad que existen en el mercado muchos softwares para constructoras que representan una inversión impagable para las pequeñas y medianas empresas, pero también existen opciones destinadas para este sector, donde podrá operar desde cualquier sitio con internet y que contribuirán a la correcta administración de sus obras, y de su empresa en general.

La tendencia indica que es tiempo de dejar Excel como herramienta para una administración general, anímese a conocer estas alternativas.