Los usuarios son los perfiles con que cada miembro de la organización podrá tener acceso a una cuenta en el Sistema de manera individual.

Es recomendable la actualización de usuarios cada vez que se dé de alta y/o o baja a una persona en la organización. 

Guía:

• Crear usuario
• Editar usuario
• Enviar accesos
• Activar notificaciones 
• Desactivar usuarios
• Eliminar usuarios
• Documentos del usuario

Antes de crear Usuarios de manera individual es necesario que existan opciones de niveles previamente creados. 

     Creación individual de usuarios

Para crear usuarios de manera individual se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar Usuarios en el menú de Configuración General.     

2. Hacer clic en el botón Crear.

3. Ingresar la información solicitada en cada campo.

4. Hacer clic en Crear para aplicar o en Cancelar para descartarlo. 

Notas: 

• Puede usar la opción "Generar" ubicada debajo del campo de contraseña para obtenerla de forma automática con suficiente nivel de seguridad. Después haga clic en el botón "Mostrar" para visualizar la contraseña generada y asegúrese de copiarla en un lugar seguro antes de finalizar con la creación del usuario. 
• Tenga en cuenta que el correo que se establezca será a donde llegarán todas las notificaciones del sistema que le correspondan.
• No puede tener más de 45 caracteres.
• No se puede usar el mismo nombre para dos usuarios.
• No puede dejar el campo de puesto vacío.

Una vez creado el registro se incluirá en el Panel de Usuarios.

Notas:

• Puede realizar filtros rápidos a través del buscador ubicado en la parte superior del módulo.
• Puede ordenar alfabéticamente la lista de usuarios haciendo clic en los encabezados de las columnas.
• Puede descargar el listado de usuarios haciendo clic en el botón de Descargar accesos. El listado incluirá únicamente los Usuarios activos.

 

     Creación masiva de usuarios

Nota: Para crear Usuarios de manera masiva ver "Configuración de documentos>Configuración global". Ésta opción nos va a permitir realizar el alta de opciones de nivel, puestos y usuarios de manera masiva a través de una plantilla de información. Aplica y es útil sobretodo cuando se va a configurar por primera vez la estructura organizacional de la empresa en el Sistema.

Para editar la información de un Usuario creado se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar Usuarios en el menú de Configuración General. 

2. Seleccionar el botón de Mostrar detalle del Usuario que se quiera editar.             

3. Hacer clic en el botón Actualizar 

4. Modificar la información deseada.

5. Hacer clic en Guardar para aplicar los cambios o en Cancelar para descartarlos. 

Notas: 

• No puede tener más de 45 caracteres.
• No se puede usar el mismo nombre para dos Usuarios.
• Puede usar la opción "Generar" ubicada debajo del campo de contraseña para obtenerla de forma automática con suficiente nivel de seguridad. Después haga clic en el botón "Mostrar" para visualizar la contraseña generada y asegúrese de copiarla en un lugar seguro antes de finalizar con la creación del usuario. 
• Tenga en cuenta que el correo que se establezca será a donde llegarán todas las notificaciones del sistema que le correspondan.
• No puede dejar el campo de puesto vacío.

Para enviar los datos de acceso de cuenta de todos los usuarios simultáneamente se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar Usuarios en el menú de Configuración General.

2. Hacer clic en el botón Enviar accesos a todos. 

Se desplegará un cuadro emergente para confirmar la operación.

Notas:

• Tenga en cuenta que la información se enviará a todos los correos previamente configurados. 
• Posteriormente para recibir notificaciones al correo electrónico cada usuario deberá activar su cuenta ingresando a su sesión.
• El botón de Descargar accesos brinda la opción de obtener el listado de Usuarios y su respectiva información de acceso a las cuentas en caso de no tener correo electrónico configurado. 

     Enviar accesos individualmente

Para enviar los datos de acceso de la cuenta de Usuario de manera individual se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar Usuarios en el menú de Configuración General. 

2. Seleccionar el botón de Mostrar detalle del Usuario que se quiera enviar accesos.           

3. Hacer clic en el botón Enviar datos de acceso.

Se desplegará un cuadro emergente para confirmar la operación.           

Notas:

• Tenga en cuenta que la información se enviará al correo previamente configurado.
• Posteriormente para recibir notificaciones al correo electrónico cada usuario deberá activar su cuenta ingresando a su sesión.

Para activar la opción de notificaciones de una cuenta es necesario ingresar al sistema Proces ® Documentos desde el botón de ingreso incluido en el correo recibido para validarlo.

Para activar las notificaciones cada Usuario deberá seguir los siguientes pasos:

1. Acceder a su correo electrónico.

2. Hacer clic en el botón de Ingresar incluido en el correo recibido.

  Importante: Asegúrese de revisar su bandeja de correos Spam.

3. Ingresar los datos de acceso para entrar al sistema.

Para verificar si la cuenta de un Usuario y su correo han sido validados se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar Usuarios en el menú de Configuración General. 

2. Seleccionar el botón de Mostrar detalle del Usuario que se quiera verificar.    

Esta opción permite restringir el acceso al Sistema a usuarios previamente creados.

Para desactivar cuentas de Usuarios se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar Usuarios en el menú de Configuración General. 

2. Seleccionar el botón de Mostrar detalle del Usuario que se quiera editar.                 

3. Hacer clic en desactivar  

Se desplegará un cuadro emergente para confirmar la operación            

4. Hacer clic en el botón Aceptar para confirmar o Cancelar para detener la operación.

Notas:

• Únicamente se pueden desactivar usuarios que no tengan asignados permisos de elaboración, revisión, aprobación de documentos como Usuario. Para configurar nuevos permisos ver "Configuración de documentos>Permisos".
• El registro de usuarios permanecerá como historial informativo.
• Puede filtrar en la cabecera del panel de usuarios el título "Activo" para obtener la información en orden de Usuarios Activos o Inactivos.
• Cuando un Usuario se desactive, se liberará una licencia. Para consultar las licencias disponibles y adquiridas ver Configuración General/Perfil de compañía.

     Eliminación individual de usuarios

Para eliminar Usuarios se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar Usuarios en el menú de Configuración General. 

2. Seleccionar el botón de Mostrar detalle del usuario que se quiera eliminar.           

3. Hacer clic en el botón Eliminar 

Se desplegará un cuadro emergente para confirmar la operación            

4. Hacer clic en el botón Aceptar para confirmar o Cancelar para detener la operación.

Nota: Esta acción no se puede deshacer.

• Si un usuario está en uso el registro no podrá ser eliminado. El Usuario está en uso cuando se le ha asignado permiso de usuario dentro del proceso de revisión. 
• Para configurar nuevos permisos ver "Configuración de documentos>Permisos".

     Eliminación masiva de usuarios

Para eliminar usuarios de manera masiva se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar Usuarios en el menú de Configuración General.

2. Seleccionar el botón de Eliminar todo. 

3. Ingresar el código de validación solicitado.

4. Hacer clic en Confirmar para aplicar los cambios o en Cancelar para descartarlo.

Nota: 

• Esta acción no se puede deshacer.
• Si un Usuario está en uso los registros no podrán ser eliminados.
• El Usuario está en uso cuando se le ha asignado permiso de usuario dentro del proceso de revisión. 
• Para configurar nuevos permisos ver "Configuración de documentos>Permisos".

Ésta opción permite visualizar los documentos que el Usuario tiene asignados para Elaborar, Revisar, Aprobar y Leer y también es una acceso rápido para configurar permisos de visualización, impresión y/o descarga de algún documento en específico.

Para  actualizar los permisos  de visualización, impresión y/o descarga de documentos por Usuario se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar Usuarios en el menú de Configuración General. 

2. Seleccionar el botón de Mostrar detalle del usuario al que se quiera asignar documentos.         

3. Seleccione la actividad para ver documentos con permisos asignados respectivamente.