Éste módulo permite configurar los permisos por Puesto/Usuario que tiene un Documento previamente dado de alta o bien, asignar o reasignar aquellos que se deseen.

Éstos permisos son los que corresponden al procedimiento de revisión de documentos para asignar a los Puestos responsables de Elaborar (subir), Revisar y Aprobar los documentos, y también los permisos que corresponden a la Visualización, Impresión y Descarga de los mismos.

Guía:

• Configurar permisos por Puesto para documentos
• Configurar permisos por Usuario para documentos
• Configurar permisos por Puesto para registros
• Configurar permisos por Usuario para registros

  Asignaciones a los puestos

Para asignar los permisos por puesto  de documentos se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar Configuración de documentos del menú principal.

2. Seleccionar la pestaña de Permisos por puesto

3.  Seleccionar el Puesto (en el recuadro de la izquierda) al que se quiere configurar permisos de uno o varios documentos:

Puede realizar filtros para facilitar la búsqueda de puestos.

4. Seleccionar el o los permisos (Elaborador, Revisor, Aprobador, Visualización, Impresión, Descarga, Notificación de comentarios) a los documentos que se requieran.

Puede realizar filtros para facilitar la búsqueda de documentos.

Puedes realizar asignaciones a varios puestos a la vez dando clic en el botón "Seleccionar todos para asignación múltiple"

En caso de no requerir la asignación a algún puesto en particular puedes deseleccionar dando clic en el nombre del puesto. El puesto dejará de estar sombreado en color negro.

Notas:

• Se marcará de color verde cuando el permiso esté asginado.
• Si realizó la configuración de estructura documental de manera global, podrá observar que los permisos de Elaboración, Revisión y Aprobación se configuraron automáticamente.
• Puede aplicar una selección masiva de permisos de Visualización, Impresión y/o Descarga seleccionando el boton "Visualización" , "Impresión", "Descarga"  en el apartado de Asignar a todos en:.
• Puede desasignar una selección masiva de permisos de Visualización, Impresión y/o Descarga seleccionando el boton "Visualización" , "Impresión", "Descarga"  en el apartado de Desasignar a todos en:

  Asignaciones a los documentos

Para asignar los permisos por puesto  de documentos se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar Configuración de documentos del menú principal.

2. Seleccionar la pestaña de Permisos por puesto

3. Elegir la opción de Asignación por documentos 

3.  Seleccionar el documento  (en el recuadro de la izquierda) al que se quiere configurar permisos para uno o varios puestos

Puede realizar filtros para facilitar la búsqueda de documentos.

4. Seleccionar el o los permisos (Elaborador, Revisor, Aprobador, Visualización, Impresión, Descarga, Notificación de comentarios) a los documentos que se requieran.

Puede realizar filtros para facilitar la búsqueda de documentos.

Notas:

• Se marcará de color verde cuando el permiso esté asginado. 
• Si realizó la configuración de estructura documental de manera global, podrá observar que los permisos de Elaboración, Revisión y Aprobación se configuraron automáticamente.
• Puede aplicar una selección masiva de permisos de Visualización y/o Impresión seleccionando el boton "Visualización en todos" y/o "Impresión en todos"  .

Éste módulo será útil cuando se ha creado un documento asignando los permisos por Usuario.

    Asignaciones a los Usuarios

Para asignar los permisos por usuario de documentos se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar Configuración de documentos del menú principal.

2. Seleccionar la pestaña de Permisos por usuario.

3.  Seleccionar el Usuario (en el recuadro de la izquierda) al que se quiere configurar permisos de uno o varios documentos:

Puede realizar filtros para facilitar la búsqueda de Usuarios. 

4. Seleccionar el o los permisos (Elaborador, Revisor, Aprobador, Visualización, Impresión, Descarga, Notificación de comentarios) a los documentos que se requieran. Tome en cuenta que únicamente podrán asignarse permisos a documentos que estén previamente configurados para permisos por Usuario.

Puede realizar filtros para facilitar la búsqueda de documentos.

Notas:

• Se marcará de color verde cuando el permiso esté asignado. 

    Asignaciones a los Documentos

Para asignar los permisos por puesto  de documentos se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar Configuración de documentos del menú principal.

2. Seleccionar la pestaña de Permisos por Usuario

3. Elegir la opción de Asignación por documentos 

4.  Seleccionar el documento  (en el recuadro de la izquierda) al que se quiere configurar permisos para uno o varios puestos

Puede realizar filtros para facilitar la búsqueda de documentos.

5. Seleccionar el o los permisos (Elaborador, Revisor, Aprobador, Visualización, Impresión, Descarga, Notificación de comentarios) a los documentos que se requieran. Tome en cuenta que únicamente podrán asignarse permisos a documentos que estén previamente configurados para permisos por Usuario.

Puede realizar filtros para facilitar la búsqueda de documentos.

Notas:

• Se marcará de color verde cuando el permiso esté asginado. 

Para asignar los permisos por puesto  de registros se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar Configuración de documentos del menú principal.

2. Seleccionar la pestaña de Registros- Permisos por puesto

3.  Seleccionar el Puesto (en el recuadro de la izquierda) al que se quiere configurar permisos de uno o varios registros:

Puede realizar filtros para facilitar la búsqueda de puestos.

4. Seleccionar el o los permisos (Visualización, Creación, Carga de registros, Eliminado, administrador de carpeta) a los registros que se requieran.

Notas:

• Se marcará de color verde cuando el permiso esté asginado.
• Puede aplicar una selección masiva de permisos de Visualización, Crear, Eliminar, seleccionando el boton "Visualización, "Crear"  y/o "Eliminar" en la sección de Asignar a todos en:
  
• Puede desasignar una selección masiva de permisos de Visualización, Crear, Eliminar, seleccionando el boton "Visualización, "Crear"  y/o "Eliminar" en la sección de Desasignar a todos en:
  

Para asignar los permisos por usuario de registros se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar Configuración de documentos del menú principal.

2. Seleccionar la pestaña de Registros-Permisos por usuario.

3.  Seleccionar el Usuario (en el recuadro de la izquierda) al que se quiere configurar permisos de uno o varios registros:

Puede realizar filtros para facilitar la búsqueda de Usuarios. 

4. Seleccionar el o los permisos (Visualización, Creación, Carga de registros, Eliminado, administrador de carpeta) a los registros que se requieran.

Puede realizar filtros para facilitar la búsqueda de registros.

Notas:

• Se marcará de color verde cuando el permiso esté asginado. 
• Puede aplicar una selección masiva de permisos de Visualización, Crear, Eliminar, seleccionando el boton "Visualización, "Crear"  y/o "Eliminar" en la sección de Asignar a todos en:
  
• Puede desasignar una selección masiva de permisos de Visualización, Crear, Eliminar, seleccionando el boton "Visualización, "Crear"  y/o "Eliminar" en la sección de Desasignar a todos en:

Esta configuración permite la asignación de permisos de Sub-Administrador a nivel de Divisiones, Áreas y/o Departamentos (nivel 1, nivel 2 y nivel 3. Entre los permisos disponibles se incluyen: crear, actualizar y eliminar folios, cargar documentos, reiniciar estatus de lectura y administrar reportes. Esto permite descentralizar el control documental y agilizar la operación.

Para asignar los subadministradores por nivel se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar Configuración de documentos del menú principal.

2. Seleccionar la pestaña del nivel donde requiere realizar la asignación (Divisiones/Administradores de folio, Áreas/Administradores de folio, Departamentos/Administradores de folio).

3.  Seleccionar el Usuario (en el recuadro de la izquierda) al que se quiere configurar permisos de uno. 

Puede realizar filtros para facilitar la búsqueda de Usuarios. 

4. Seleccionar el o los permisos (Crea folios, Actualizar folios, Eliminar folios, Subir documentos, Renicciar estatus de lectura, Administrar permisos de reporte) a las divisiones, áreas o departamentos que requiera, según aplique. 

Puede realizar filtros para facilitar la búsqueda de divisiones, áreas o departamentos.

Notas:

• Se marcará de color verde cuando el permiso esté asginado.