Proces ® Documentos es una herramienta digital para el control documental que permite administrar la información de una organización a través de una plataforma preparada para automatizar las tareas de gestión, almacenamiento y distribución de documentos. 

A través de su fácil y dinámica configuración, la plataforma permite:

• Establecer una estructura organizacional personalizada para la clasificación de los documentos en áreas y departamentos.
• Asignar a responsables para la elaboración, revisión, aprobación de los documentos.
• Consultar la información en cualquier momento y en cualquier dispositivo.
• Otorgar permisos de lectura e impresión de los documentos por áreas, departamentos, por puestos o usuarios específicos.
• Entre otros.

Proces ® Documentos cumple con los requisitos de control exigidos en las normas internacionales como ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, en cuanto al proceso necesario de revisión y aprobación de documentos, a la identificación de los cambios y estado de la versión vigente, a la disponibilidad y accesibilidad de la documentación, además de ofrecer la ventaja de poder recuperar versiones anteriores de los documentos, prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y asegurar el conocimiento de la información a través de notificaciones vía web y generación de reportes de documentos leídos de acuerdo a la firma electrónica de cada usuario.

La sesión individual de los usuarios les permitirá la consulta de los documentos de su área o departamento en específico, y les mostrará de manera detallada el estatus de los documentos que tienen pendiente por revisar, aprobar, o leer.  Como tal, ésta herramienta eficienta el proceso de gestión documental y otros como el de Recursos Humanos en cuanto a inducción, capacitación del personal y comunicación organizacional.

Proces ® Documentos es una herramienta de vanguardia que permite garantizar que el conocimiento de la organización quede salvaguardado.  “El conocimiento es un valor intangible que forma parte del Capital de la organización”

Bienvenid@!

Requisitos del sistema:

• Internet
• Navegador web Chrome.
• La aplicación se puede utilizar sin necesidad de instalar ningún software adicional además del navegador web Chrome.

Para poder realizar la carga de información en el sistema Proces ® Documentos es necesario que la empresa cuente con:

• Organigrama. La empresa deberá definir la estructura documental en el sistema a travéz de la configuración de Áreas, Departamentos y Puestos que la organización previamente ha establecido.

• Archivos. La empresa deberá preparar los documentos que se deseen cargar en el sistema. Proces ® Documentos le permitirá almacenar los archivos en formatos .doc, .xls., ppt con opción de descarga para poder ser editados y en formato .pdf para su vizualización, ambos con la opción para ser impresos según las configuraciones que se establezcan.

• Lista maestra de documentos. Para un adecuado manejo e identificación de los documentos de la organización, cada uno de ellos debe contar con un código que lo identifique y diferencíe de los documentos similares. Los códigos configurados en el sistema deben coincidir con los códigos plazmados en cada uno de ellos para el adecuado control documental.