Ésta opción está disponible para el Usuario al que se le ha asignado la responsabilidad de Elaborar (subir) el documento.

Dicho Usuario recibirá un correo de notificación de solicitud para Elaborar (subir) el documento previamente creado siempre que haya sido configurado su correo electrónico previamente. Para configurar correo electrónico ver Configuración General/Usuarios.

De igual manera se podrán visualizar los documentos pendientes por Aprobar en su Panel principal.

Guía:

• Elaborar (subir) documento
• Reemplazar documento
• Subir nueva versión
• Editar configuración de un documento
• Eliminar documento

Rol del Elaborador

Una vez que el Adminsitrador ha creado un documento el sistema enviará un correo de notificación al responsable de Elaborar el documento y le notificará dicha tarea en su panel principal .

Para Elaborar (subir) un documento se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Seleccione el botón de Administración de folios del menú principal 

2. Seleccionar el Documento que se desea ver de la lista de folios o seleccionar el botón de acciones rápidas Subir  

3. Seleccionar el botón de Subir Documento 

4. Seleccionar el archivo guardado previamente en su ordenador.

5. Hacer clic en Subir para aplicar o en Cancelar para descartarlo.   

Se desplegará un cuadro emergente para confirmar la operación.            

Una vez Elaborado (subido) un documento el sistema enviará un correo de notificación al responsable de Revisar el documento y le notificará dicha tarea en su panel principal  Para Revisar el documento subido ver Administración de Folios/Revisar documentos.

Notas:

• Seleccione la pestaña de documento para visualizarlo.
• Asegúrese de que el archivo que suba coincida con la información del Documento (Nombre, versión etc..).
• El sistema le brindará instrucciones en caso de existir inconsistencias.
• Los archivos seleccionados deberán tener el formato .doc, .xls., ppt o .pdf.
• Puede ver el documento Elaborado (subido) haciendo clic en el botón "ver documento publicado". 
• Puede cancelar la Elaboración (subida) del documento en caso de equivocación haciendo clic en el botón "Cancelar".

Rol del Administrador de la cuenta

 El administrador de la cuenta puede cubrir los roles de elaborador, revisor y aprobador en un solo paso. Aplica y es útil sobretodo cuando se va a realizar la carga inicial de documentación con las versiones vigentes de los documentos.

Para Elaborar (subir), revisar y aprobar un documento, el Administrador deberá seguir los siguientes pasos:

1. Seleccione el botón de Administración de folios del menú principal 

2. Seleccionar el Documento que se desea ver de la lista de folios o seleccionar el botón de acciones rápidas Subir  

3. Seleccionar el botón de Subir Documento 

4. Seleccionar el archivo guardado previamente en su ordenador.

5. Hacer clic en Subir para aplicar o en Cancelar para descartarlo.   

Se desplegará un cuadro emergente para confirmar la operación.            

Notas:

• El documento subido por el Administrador será publicado en la biblioteca de documentos de manera automática.
• Seleccione el botón de Notificar si requiere notificar a el(los) involucrados sobre la aprobación del documento. 
• En caso de ser una nueva versión del documento, el Administrador deberá registrar el cambio en el campo correspondiente. 

Esta opción únicamente está disponible para el Administrador. Aplica y es útil sobretodo cuando se requiere sustituir un archivo por otro sin cambiar el número de revisión del documento. 

Si el Elaborador asignado requiere reemplazar un documento por otro con la misma versión, deberá solicitarlo al Administrador.

Para reemplazar un documento se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Seleccione el botón de Administración de folios del menú principal 

2. Seleccionar el Documento que se desea reemplazar de la lista de folios.

3. Seleccionar el botón de Reemplazar documento. 

4. Seleccionar el archivo guardado previamente en su ordenador. 

5. Hacer clic en Subir para aplicar o en Cancelar para descartarlo.  

Se desplegará un cuadro emergente para confirmar la operación.            

Notas: 

• El documento reemplazado por el Administrador será publicado en la biblioteca de documentos de manera automática.
• Seleccione el botón de Notificar si requiere notificar a el(los) involucrados sobre el reemplazo del documento. 
• Si el Elaborador fué el que subió el documento, el Administrador no podrá reemplazarlo ya que el sistema no permite reemplazar documentos que han sido elaborados, revisados o aprobados por otros Usuarios.

Para subir un documento con nueva versión se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Seleccione el botón de Administración de folios del menú principal 

2. Seleccionar el Documento que se desea subir de la lista de folios o seleccionar el botón de acciones rápidas Subir  

3. Seleccionar el botón de Nueva versión. 

4. Seleccionar el archivo guardado previamente en su ordenador.

5. Describir el cambio realizado para la nueva versión del documento en el campo de captura.

6. Hacer clic en el botón Aceptar para confirmar o Cancelar para detener la operación.

Se desplegará un cuadro emergente para confirmar la operación.            

Notas: 

• Se recomienda que el número de revisión coincida con el número de revisión que tenga documento dentro del mismo.
• Una vez subido (Elaborado) un documento el sistema enviará un correo de notificación al responsable de Revisar el documento y le notificará dicha tarea en el panel de inicio . Si es el Adminsitrador quien sube la nueva versión deberá seleccione el botón de Notificar si requiere notificar a el(los) involucrados sobre la aprobación del documento. 

Para Revisar la nueva versión del documento ver Administración de Folios/Revisar documentos.

Para editar las configuraciones de un Folio ver Administración de folios/Administración de folios

Para eliminar un Folio de documento ver Administración de folios/Administración de folios