Éste módulo permite realizar la configuración de información de manera masiva , Aplica y es útil sobretodo cuando se va a configurar por primera vez información en el sistema.

Guía:

• Nombramiento de estructura documental
• Carga masiva de estructura organizacional.
• Carga masiva de estructura documental.
• Configurar periodicidad de revisiones.
• Configurar dependencia de puestos

La estructura documental se refiere a la configuración de niveles en que está estructurada la empresa respecto a su documentación. Estos conceptos nos servirán para poder agrupar los documentos por nivel y ayudar a organizarlos.

Para poder realizar la configuración global del sistema es necesario realizar el nombramiento de los niveles actuales de la empresa. Para crear el Nombre del(los) nivel(es) para su estructura documental se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar Configuración de documentos en el menú de Configuración Principal.  

2. Hacer clic en el botón Configurar Nombramiento. 

3. Ingresar el título que se le quiera poner al(los) nivel(es) en el(los) campo(s) correspondientes. Se podrán configurar hasta 3 niveles de acuerdo a las necesidades de su empresa. 

Es necesario ingresar el título en singular en el campo izquierdo y en plurar en el campo de la derecha.

4. Hacer clic en Actualizar para aplicar o en Cancelar para descartarlo.  

Notas: 

• Si no se requiere configurar todos los niveles deberán dejar vacíos los campos correspondientes. Tome en cuenta que si no se configuran los campos de nombramiento de los niveles, el sistema definirá por default "División", "Área y "Departamento".
• Si solamente requiere un nivel en su estructura documental se deberá configurar el campo del Nivel 3.
• No puede tener más de 45 caracteres.
• No se puede usar el mismo nombre para dos niveles.

Esta función permite realizar la configuración de la estructura organizacional a través del alta de opciones de nivel, puestos y usuarios de manera masiva a través de una plantilla de información. Aplica y es útil sobretodo cuando se va a configurar por primera vez información en el sistema.

Para poder realizar la configuración global del sistema es necesario crear la estructura organizacional. Para crear opciones de nivel, puestos y usuarios de forma masiva se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar Configuración de documentos del menú principal.  

2. Seleccionar la pestaña de Configuración.

3. Seleccionar el botón de Descargar plantilla de estructura organizacional para descargar el archivo de llenado.  

4. Llenar la plantilla con la información que solicita cada columna:

Nombre - Nombre de la persona que ocupará una cuenta de usuario. Si existen dos personas con el mismo nombre, es necesario especificar el Usuario de la siguiente columna para poder identificar cada uno.

Usuario - Denominación de la cuenta de usuario. Esta opción es opcional, si se deja el campo vacío el sistema lo generará de manera automática.

Si existen dos personas con el mismo nombre,  el nombre de usuario deberá ser diferente para ambos casos.

Email - Esta opción es opcional,  el correo que se establezca será a donde llegarán todas las notificaciones que le corresponda a cada usuario. Si no desea configurar un correo electónico deberá dejar el campo vacío.

Puesto - Nombre del puesto que ocupa el usuario.

Nivel jerárquico- Nombre del nivel jerárquico del puesto en la estructura de la empresa.

Opción de nivel 3 - Nombre de la opción den nivel 3 correspondiente al puesto que ocupa el usuario. 

Opción de nivel 2 - Nombre de la opción den nivel 2 correspondiente al puesto que ocupa el usuario. 

Opción de nivel 1 - Nombre de la opción den nivel 1 correspondiente al puesto que ocupa el usuario. 

Notas: 

• Si no existen opciones de nivel, puestos y usuarios previamente creados, la información que se introduzca en la plantilla de carga masiva será tomada y el sistema los dará de alta respectivamente.
• Si ya existen opciones de nivel, puestos y usuarios previamente creados, será necesario que la información que se introduzca en la plantilla coincida exactamente con la configurada en el sistema.
• Tome en cuénta el uso de mayúsculas, minúsculas, signos de puntuación etc.., de existir alguna diferencia ortográfica en la información, el sistema creará ambas configuraciones. 
• Los campos de usuario y contraseña no son obligatorios, el sistema los generará automáticamente en caso de encontrarlos vacíos. 
• No puede tener más de 45 caracteres.
• No se puede usar el mismo nombre para dos usuarios.
• No puede dejar el campo de puesto vacío.

5. Guardar el archivo debidamente lleno en su ordenador.

6. Hacer clic en el botón de carga masiva y enseguida el botón de archivo.

7. Seleccionar el archivo y hacer clic en Subir para aplicar o en Cancelar para descartarlo.

Notas: 

• El sistema le brindará instrucciones en caso de existir inconsistencias.
• Una vez subido el archivo los registros se incluirá en los paneles de niveles, puestos y usuarios del menú general respectivamente.

La configuración global de la periodicidad de las revisiones nos permitirá asignar la fecha de manera automática a todos los Documentos que sean creados.

Para configurar la periodicidad de las revisiones de manera global deberá seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar Configuración de documentos del menú principal. 

2. Seleccionar la pestaña de Configurar periodicidad de la Periodicidad Global.

3. Seleccionar el periodo de tiempo en que desea la revisión de los documentos según las opciones establecidas. 

Notas: 

• El periodo de tiempo para la revisión empieza a contar a partir de que se aprueba un documento. Para aprobar documentos ver "Administración de folios/Aprobar documentos"
• Cada vez que un Documento esté cerca de la fecha de revisión configurada, el Sistema notificará al responsable de Elaboración. Para configurar la periodicidad de las notificaciones de vigencia ver "Configuración de documentos>Recordatorios".
• También puede editar la información una vez creado el Documento. Ver "Administración de Folios>Administración de folios".

Periodicidad individual

La configuración individual de la periodicidad de las revisiones nos permitirá asignar dicha periodicidad de manera personalizada para un determinado Documento.

Puede configurar la periodicidad de las revisones durante la creación de un Documento. Ver "Configuración de documentos>Configuración individual".

También puede editar la información una vez creado el Documento. Ver "Administración de Folios>Administración de folios".

Para efectos de una configuracion masiva, esta opción deberá configurarse cuando se haya realizado la configuración de estructura organizacional y documental.

Para configurar la dependencia de puestos a un nivel se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar Configuración de documentos en el menú de Configuración Principal.   

2. Hacer clic en el botón Configurar dependencia.  

3. Seleccionar el nivel al que estará relacionado el puesto.

4. Hacer clic en Actualizar para aplicar o en Cancelar para descartarlo.  

Nota: No es posible configurar esta opción si ya existen puestos. Si desea cambiarla debe eliminar todos los puestos existentes.