Este módulo sirve para dar seguimiento al proceso de Elaboración, Revisión y Aprobación de los documentos, así como también para realizar modificaciones en la configuración de los Folios de documentos creados. Este módulo estará disponible para los Usuarios que participen como Elaborador, Revisor, Aprobador de algún documento.

Guía

• Detalle de Documento.
• Editar Documento.
• Eliminar Documento(s).
• Documento publicado.
• Reiniciar lecturas

Para subir documentos ver "Administración de Folios>Elaborar (subir) documentos".

Para entrar al Panel seleccione el botón de Administración de folios del menú principal.

A continuación podrá visualizar el listado de Folios previamente creados y el estatus en que se encuentran.  El estatus de los documentos está relacionado con las actividades de elaboración, revisión y aprobación que fueron configurados durante la creación de folios. 

Notas:

• Puede facilitar la búsqueda de documentos por nombre, folios, origen, área, departamento, entre otros, utilizando la opción de Filtros 
• Puede ordenar los documentos haciendo clic en los encabezados.
• Puede elegir el número de documentos visibles por página seleccionando la lista plegable ubicado en el encabezado.
• Únicamente los documentos que han sido Elaborados (Subidos), revisados y con estatus de "Aprobado" serán los que se compartirán a los Usuarios en su Biblioteca según sus configuraciones. 

Para ver el detalle de un Documento se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el botón de Administración de folios del menú principal.

2. Seleccionar el Documento. 

A continuación podrá visualizar el panel de detalles del Documento.

1. Folio.

2. Nombre del Documento.

3. Número de versión publicada.

4. Botones de acciones para eliminar, actualizar, visualizar, imprimir y descargar el Documento.

5. Botón para subir (cargar) Documento.

6. Botón para reemplazar el archivo del Documento por otro.

7. Botón para subir nueva versión del Documento.

8. Opción para seleccionar la versión del Documento.

9. Clasificación del documento.

10. Fecha de publicación. 

11. Estatus de vigencia del documento.

12. Pestaña de detalles adminisitrativos del documento; Origen, Elaborador, Revisor, Aprobador, Área, Departamento, Estatus, Perodicidad de revisión, Documentos relacionados. 

13 Pestaña de permisos de visualización, impresión y descarga.

14 Pestaña de proceso de liberación.

15 Pestaña de lectores. Usuarios que han leído el documento.

16 Pestaña de Documentos obsoletos.

17 Pestaña de resumen de cambios realizados al documento.

18 Historial de comentarios realizados para el documento.

Para editar la configuración de un Dcoumento previamente creado se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el botón de Administración de folios del menú principal.

2. Seleccionar el Documento que se desea ver haciendo clic sobre el mismo o en el botón de acciones rápidas Actualizar. 

3. Seleccionar el botón de Actualizar 

4. Editar la información que requiera en cualquiera de las pestañas según corresponda.

• Detalles administrativos para editar versión, folio, nombre, clasificación,origen, elaborador, revisor(es), aprobador(es) área, departamento, periodicidad de revisión.
• Permisos de visualización para editar permisos por áreas, departamentos, puestos, Usuarios.
• Permisos de impresión para editar permisos por áreas, departamentos, puestos, Usuarios.
• Permisos de descarga para editar permisos por áreas, departamentos, puestos, Usuarios.

5. Hacer clic en Guardar para conservar los cambios o en Cancelar para descartarlo.

Nota: Únicamente el Administrador del sistema puede editar la configuración de los Documentos.

Nota: Si requiere realizar cambios en la relación de documentos ver Configuración de documentos/Documentos relacionados.

 Para eliminar un Documento previamente creado se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Seleccione el botón de Administración de folios del menú principal 

2. Seleccionar el botón de acciones rápidar Eliminar

3. Introducir el código de validación solicitado en el campo que lo requiere. 

5. Hacer clic en Confirmar para aplicar o en Cancelar para descartarlo.

Nota: Esta acción no se puede deshacer.

Eliminación múltiple

 Para eliminar documento de manera masiva se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Seleccione el botón de Administración de folios del menú principal 

2. Seleccionar el botón de Eliminado múltiple 

3. Seleccionar los Documentos que desea eliminar. Puede seleccionar uno o varios documentos a la vez.

4. Introducir el código de validación solicitado en el campo que lo requiere. 

5. Hacer clic en Confirmar para aplicar o en Cancelar para descartarlo.

Nota: Esta acción no se puede deshacer.

Para  ver la versión publicada del Documento subido (cargado) se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el botón de Administración de folios del menú principal.

2. Seleccionar el Documento que se desea ver haciendo clic sobre el mismo o en el botón de acciones rápidas Actualizar. 

3. Seleccionar el botón de Ver versión publicada 

A continuación podrá visualizar el panel de detalles del Documento.

1. Folio del Documento

2. Nombre del Documento.

3. Número de versión vigente.

4. Fecha de publicación.

5. Botones de acciones para ir al Detalle del documento, imprimir y descargar.

6. Botón para cerrar el visualizador.

7. Información de vigencia y control de cambios

8. Registrar comentarios.

9. Ver documentos relacionados.

10. Ver lectores del documento.

Para reiniciar las configuraciones de lecturas de documentos se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el botón de Administración de folios del menú principal.

2. Seleccionar el botón de acciones globales.

3. Seleccionar el(los) documentos que se desean reiniciar.

4. Hacer clic en el botón de confirmar selección.

5 Introducir el código de validación solicitado en el campo que lo requiere. 

5. Hacer clic en Confirmar para aplicar o en Cancelar para descartarlo.

Nota: Esta acción no se puede deshacer.