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Administración de proyectos

Los proyectos son el centro de operación del sistema y son necesarios para trabajar con la mayoría de los módulos.

Es importante considerar que, para poder registrar cualquier egreso, primero será necesario configurar el desglose de presupuesto del proyecto. Ver manual Módulo de Presupuestos.

Ingreso al módulo

Permisos requeridos:

  • Proyectos - Ver

 

Para ingresar al módulo se deberá hacer clic en el ícono de Proyectos localizado en el menú de navegación.

 

 

Creación de un proyecto

Permisos requeridos:

  • Proyectos - Crear

 

Para crear un nuevo proyecto se deberán seguir los siguientes pasos:

 

1. Hacer clic en el botón Crear.

2. Ingresar los datos solicitados:

Nombre

De forma predeterminada se usará la etiqueta de la cotización como nombre de proyecto.

*Este campo es obligatorio.

Restricciones:

  • No puede tener más de 150 caracteres.
 Nombre del responsable

*Este campo es obligatorio.

Restricciones:

  • No puede tener más de 150 caracteres.

Cotización

Sólo estarán disponibles las cotizaciones aprobadas.

*Este campo es obligatorio.

 

Nota: En caso de haber sido redirigido a este formulario después de aprobar una cotización, esta opción no estará disponible ya que la cotización aprobada será la que se use como base del proyecto.

 

 

3. Hacer clic en Guardar.

Panel de detalles

Permisos requeridos:

  • Proyectos - Ver

 

Para desplegar el panel se deberá hacer clic en el botón Ver detalles.

 

 

En el panel se podrá visualizar:

  • Información básica del proyecto.
  • Opción para Editar.
  • Opción para Eliminar.

 

Importante: Los usuarios sólo podrán visualizar las opciones si cuentan con el permiso para realizar la acción.

 

 

Tip: Para cerrar el panel se puede presionar la tecla Esc del  teclado o hacer clic en el botón Cerrar localizado en la parte superior derecha del panel.

Ingresar al tablero

Permisos requeridos:

  • Proyectos - Ver

 

Para ingresar al tablero se deberá hacer clic en el botón Ir al tablero general.

 

 

En el tablero general se podrá visualizar un resumen de toda la información administrativa del proyecto, tal como:

  • Detalles básicos del proyecto.
  • Información de contacto del cliente.
  • Direcciones del proyecto.
  • Indicadores administrativos.
  • Historial de comentarios.
  • Opción para Editar detalles básicos del proyecto.
  • Opción para Eliminar el proyecto.

 

Indicadores administrativos

  • Ingresos.- Es la suma total de ingresos validados.
  • Egresos.- Es la suma de lo siguiente:
    • Importe total de pagos validados (o lo que es igual, importe pagado de órdenes de compra aprobadas y cerradas)
    • Importe total de órdenes de compra aprobadas relacionadas a gastos por comprobar.
  • Cuentas por cobrar.- Es la suma total de todos los ingresos pendientes.
  • Cuentas por pagar.- Es la suma total de los saldos por pagar (programados o no) de todas las órdenes de compra, exceptuando las que están relacionadas a gastos por comprobar.
  • Presupuesto total.- Es la suma total de todos los incrementos de presupuesto aprobados.
  • Presupuesto usado.- Es la suma total de:
    • Monto pagado de órdenes de compra cerradas.
    • Monto total de órdenes de compra pendientes de aprobación y aprobadas.
  • Presupuesto disponible.- Es la diferencia entre Presupuesto total menos Presupuesto usado.
  • Saldo disponible.- Es la diferencia entre Ingresos menos Egresos.
  • Utilidad estimada.- Monto en dinero equivalente al porcentaje de utilidad estimada establecido en la cotización.
  • Utilidad actual.- Es la diferencia entre Ingresos menos Presupuesto usado.

 

 

Cambio de estatus

Permisos requeridos:

  • Proyectos - Editar

 

Entre los estatus que puede tener un proyecto se encuentran:

  • Por iniciar.- No se puede continuar con el flujo administrativo del proyecto hasta iniciarlo.
  • En ejecución.- Al cambiar por primera vez a este estatus se establecerá la Fecha de inicio del proyecto. Se habilita el alta de presupuestos, ingresos, órdenes de compra, requisiciones y pagos con cargo al proyecto.
  • En pausa.- Se invalida temporalmente la creación de cualquier registro con cargo al proyecto.
  • Cierre administrativo.- Significa que ya no se pueden cargar más órdenes de compra al proyecto, pero aún se pueden pagar órdenes de compra previas.
  • Finalizado.- Se establece la fecha de finalización del proyecto. Ya no se podrá crear ningún registro con cargo al proyecto.
  • Cancelado.- Ya no se podrá crear ningún registro con cargo al proyecto.

 

Para cambiar el estatus de un proyecto se deberán seguir los siguientes pasos:

 

1. Ingresar al tablero general.

2. Desplegar el listado de estatus disponibles que se encuentra encima del título del proyecto.

 

3. Seleccionar el estatus deseado. Se desplegará un cuadro emergente para confirmar la operación.

4. Hacer clic en Aceptar para confirmar o Cancelar para detener la operación.

Comentarios

Permisos requeridos:

  • Proyectos - Ver

 

Existen dos tipos de comentarios que serán desplegados en el historial del proyecto:

  1. Comentarios generados por el sistema de forma automática, al realizar acciones como cambio de estatus (entre otros).
  2. Comentarios generados por usuarios.

 

Para crear un comentario se deberá hacer clic en el botón Agregar comentario situado del lado superior derecho de la caja de comentarios.

 

 

 

Importante: Para eliminar un comentario es necesario tener el permiso Proyectos - Eliminar o ser el usuario que creó el comentario.

Edición de un proyecto

Permisos requeridos:

  • Proyectos - Editar

 

Para editar un proyecto se deberán seguir los siguientes pasos:

 

1. Desplegar el panel de detalles.

2. Hacer clic en el botón Editar.

3. Modificar los datos deseados:

Nombre

*Este campo es obligatorio.

Restricciones:

  • No puede tener más de 150 caracteres.
 Nombre del responsable

*Este campo es obligatorio.

Restricciones:

  • No puede tener más de 150 caracteres.

 

4. Hacer clic en Guardar para aplicar los cambios o en Cancelar para descartarlos.

Eliminado de un proyecto

Permisos requeridos:

  • Proyectos - Eliminar

 

Para eliminar un proyecto se deberán seguir los siguientes pasos:

 

1. Desplegar el panel de detalles o ingresar al tablero general.

2. Hacer clic en el botón Eliminar. Se desplegará un cuadro emergente para confirmar la operación.

3. Hacer clic en Aceptar para confirmar o Cancelar para detener la operación.

 

Importante: Esta acción no se puede deshacer.

Si un proyecto está en uso el registro no podrá ser eliminado. El proyecto está en uso cuando:

  • Se han registrado presupuestos.
  • Se ha usado en una requisición.
  • Se ha usado en un ingreso.
  • Se ha usado en una órden de compra.
  • Se ha usado en un pago estimado.