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Administración de cotizaciones

El propósito de este módulo es llevar un historial de las cotizaciones, las cuales son el punto de partida para la administración de los proyectos en el sistema.

El módulo nos permite tener un registro de las propuestas ya presentadas al cliente y llevar un seguimiento de acuerdo al estatus de cada una (pendiente de aprobación, rechazada o aprobada).

Ingreso al módulo

Permisos requeridos:

  • Cotizaciones - Ver

 

Para ingresar al módulo se deberá hacer clic en el ícono de Cotizaciones localizado en el menú de navegación.

 

 

Creación de una cotización

Permisos requeridos:

  • Cotizaciones - Crear

 

Para crear una nueva cotización se deberán seguir los siguientes pasos:

 

1. Hacer clic en el botón Crear.

2. Ingresar los datos solicitados:

Etiqueta

Este es un nombre para distinguir al futuro proyecto (en caso de que la cotización sea aceptada).

Restricciones:

  • No puede tener más de 150 caracteres.
 Porcentaje de Utilidad

Opción para especificar el porcentaje de utilidad esperado al finalizar el proyecto. Esta medición se podrá monitorear desde el módulo de proyectos.

 Cliente

*Este campo es obligatorio.

Servicio

*Este campo es obligatorio.

 Cotización en: (se deberá elegir entre PDF o Sistema)

 

A) PDF:  En caso de usar un archivo con formato ya personalizado. Si se elige esta opción se desplegarán los siguientes campos dinámicos.

 

Documento adjunto

*Este campo es obligatorio.

Restricciones:

  • Puede ser documento PDF, Word, Excel o imagen en formato JPG.
 Precio

*Este campo es obligatorio.

 

Nota: Se deberá ingresar el monto SIN IVA, ya que será agregado automáticamente (en caso de seleccionar Si en el campo ¿Se requiere factura?).

Restricciones:

  • No puede ser cero.

 

B) Sistema: En caso de usar el cotizador del sistema con un formato predefinido. Si se elige esta opción se desplegarán los siguientes campos dinámicos.

 

Introducción

 Se podrá utilizar este campo para añadir un texto de introducción a la cotización.

Restricciones:

  • No puede tener más de 2,000 caracteres.
 Conceptos

Para cada concepto es necesario especificar:

  • Nombre/descripción del concepto
  • Unidad de medida
  • Cantidad
  • Precio unitario

 

Para agregar un nuevo concepto se deberá hacer clic en el botón Añadir concepto situado al final de la fila.

Para remover un concepto se deberá hacer clic en el botón blanco con ícono de equis que aparecerá al posicionar el cursor sobre la fila del concepto.

Restricciones:

  • Es necesario ingresar por lo menos un concepto.
  • Los conceptos no pueden tener cantidad o precio unitario con valor cero.

Notas

Restricciones:

  • No puede tener más de 2,000 caracteres.
 Firma

Se deberá ingresar el nombre de la persona que firmará de autorizado en caso de imprimir la cotización.

*Este campo es obligatorio.

Restricciones:

  • No puede tener más de 150 caracteres.

 

¿Se requiere factura?

Se deberá definir si se requerirá factura (esto para agregar automáticamente el IVA al monto final).

Válida hasta

Fecha hasta la cual será vigente la cotización.

*Este campo es obligatorio.

 

 

3. Hacer clic en Guardar.

Panel de detalles

Permisos requeridos:

  • Cotizaciones - Ver

 

Para desplegar el panel de detalles se deberá hacer clic en el botón Ver detalles.

 

 

En el panel se podrá visualizar:

  • Información de la cotización.
  • Opción para Editar.
  • Opción para Eliminar.
  • Opción para Descargar documentos adjuntos.

 

Importante: Los usuarios sólo podrán visualizar las opciones si cuentan con el permiso para realizar la acción.

 

 

Tip: Para cerrar el panel se puede presionar la tecla Esc del teclado o hacer clic en el botón Cerrar localizado en la parte superior derecha del panel.

Ingresar al tablero

Permisos requeridos:

  • Cotizaciones - Ver

 

Para ingresar al tablero se deberá hacer clic en el botón Ir al tablero general.

 

 

En el tablero general se incluye la misma información que en el panel de detalles. La principal diferencia es que el tablero general nos ofrece:

  • Desglose de las cotizaciones capturadas mediante el formato del sistema.
  • Opción para Subir nuevos documentos adjuntos.
  • Opción para Editar los documentos adjuntos.
  • Opción para Eliminar los documentos adjuntos.

 

 Ejemplo de cotización capturada mediante el formato del sistema.

 

Subir nuevo documento adjunto

Permisos requeridos:

  • Cotizaciones - Crear

 

Para subir un nuevo documento adjunto se deberán seguir los siguientes pasos:

 

1. Ingresar al tablero general.

2. Hacer clic en el botón Subir nuevo.

3. Seleccionar el archivo deseado de la carpeta de orígen.

4. Hacer clic en Guardar.

 

Importante: Sólo se pueden subir documentos adjuntos en cotizaciones de tipo PDF.

Editar documento adjunto

Permisos requeridos:

  • Cotizaciones - Editar

 

Para editar un documento adjunto se deberán seguir los siguientes pasos:

 

1. Ingresar al tablero general.

2. Hacer clic en el botón Editar correspondiente al documento adjunto.

3. Seleccionar el nuevo archivo ya editado.

4. Hacer clic en Guardar.

 

Importante: Sólo se pueden subir documentos adjuntos en cotizaciones de tipo PDF.

Eliminar un documento adjunto

Permisos requeridos:

  • Cotizaciones - Eliminar

 

Para eliminar un documento adjunto se deberán seguir los siguientes pasos:

 

1. Ingresar al tablero general.

2. Hacer clic en el botón Eliminar correspondiente al documento. Se desplegará un cuadro emergente para confirmar la operación.

3. Hacer clic en el botón Aceptar para confirmar o Cancelar para detener la operación.

 

Importante: Esta acción no se puede deshacer.

Aprobar una cotización

Permisos requeridos:

  • Cotizaciones - Editar

 

Para aprobar una cotización se deberán seguir los siguientes pasos:

 

1. Desplegar el panel de detalles de la cotización.

2. Hacer clic en el botón Aprobar. Se desplegará un cuadro emergente para confirmar la operación.

3. Hacer clic en Aceptar para confirmar o Cancelar para detener la operación.

 

Al aprobar una cotización se redireccionará al formulario para dar de alta un nuevo proyecto, tomando como base la cotización aprobada. No es necesario continuar inmediatamente con la creación del proyecto, por lo que la operación puede ser pospuesta o cancelada. (En caso de que el usuario no tenga el permiso de creación de proyectos, no podrá visualizar lo anterior).

 

Importante: Una vez aprobada una cotización no se podrá cambiar el estatus.

Rechazar una cotización

Permisos requeridos:

  • Cotizaciones - Editar

 

Para marcar como rechazada una cotización se deberán seguir los siguientes pasos:

 

1. Desplegar el panel de detalles de la cotización.

2. Hacer clic en el botón Rechazar. Se desplegará un cuadro emergente para confirmar la operación.

3. Hacer clic en Aceptar para confirmar o Cancelar para detener la operación.

 

Importante: Una vez rechazada una cotización no se podrá cambiar el estatus.

Edición de una cotización

Permisos requeridos:

  • Cotizaciones - Editar

 

Para editar una cotización se deberán seguir los siguientes pasos:

 

1. Desplegar el panel de detalles.

2. Hacer clic en el botón Editar.

3. Modificar los datos deseados:

Etiqueta

Este es un nombre para distinguir al futuro proyecto (en caso de que la cotización sea aceptada).

Restricciones:

  • No puede tener más de 150 caracteres.
 Campos dinámicos según el tipo de cotización

 

A) PDF:  En caso de haber elegido esta opción se desplegarán los siguientes campos dinámicos.

 

Documento adjunto

Este campo es opcional en la edición; en caso de seleccionar un archivo, éste será adjuntado como adicional. Si desea reemplazar el archivo de la cotización, vea la opción "Editar documento adjunto".

Restricciones:

  • Puede ser documento PDF, Word, Excel o imagen JPG.
 Precio

*Este campo es obligatorio.

 

Nota: Se deberá ingresar el monto SIN IVA, ya que será agregado automáticamente (en caso de seleccionar Si en el campo ¿Se requiere factura?).

Restricciones:

  • No puede ser cero.

 

B) Sistema: En caso de usar el cotizador del sistema con un formato predefinido. Si se elige esta opción se desplegarán los siguientes campos dinámicos.

 

Introducción

 Se podrá utilizar este campo para ingresar un texto de introducción a la cotización.

Restricciones:

  • No puede tener más de 2,000 caracteres.
 Conceptos

 Para cada concepto es necesario especificar:

  • Nombre/descripción del concepto
  • Unidad de medida
  • Cantidad
  • Precio unitario

 

Para agregar un nuevo concepto se deberá hacer clic en el botón Añadir concepto situado al final de la fila.

Para remover un concepto se deberá hacer clic en el botón blanco con ícono de equis que aparecerá al posicionar el cursor sobre la fila del concepto.

Restricciones:

  • Es necesario ingresar por lo menos un concepto.
  • Los conceptos no pueden tener cantidad o precio unitario con valor cero.

Notas

Restricciones:

  • No puede tener más de 2,000 caracteres.
 Firma

Se deberá ingresar el nombre de la persona que firmará de autorizado en caso de imprimir la cotización.

*Este campo es obligatorio.

Restricciones:

  • No puede tener más de 150 caracteres.

 

¿Se requiere factura?

Se deberá definir si se requerirá factura (esto para agregar automáticamente el IVA al monto final).

*Este campo es obligatorio.

Válida hasta

Fecha hasta la cual será vigente la cotización.

*Este campo es obligatorio.

 

 

4. Hacer clic en Guardar para aplicar los cambios o en botón Cancelar para descartarlos.

Eliminado de una cotización

Permisos requeridos:

  • Cotizaciones - Eliminar

 

Para eliminar una cotización se deberán seguir los siguientes pasos:

 

1. Desplegar el panel de detalles o ingresar al tablero general.

2. Hacer clic en el botón Eliminar. Se desplegará un cuadro emergente para confirmar la operación.

3. Hacer clic en el botón Aceptar para confirmar o Cancelar para detener la operación.

 

Importante: Esta acción no se puede deshacer.

Si una cotización está en uso el registro no podrá ser eliminado. Una cotización está en uso cuando:

  • Se ha usado como base de un proyecto